Wil je je bereikbaarheid vergroten? Schakel dan een antwoordservice in en mis geen telefoontjes meer. Door de groei van jouw onderneming kan het zijn dat je geen tijd meer hebt om de telefoon te beantwoorden. Onbereikbaar zijn voor je klanten levert ontevredenheid op en dit zorgt voor slechte reviews. Dit wil je uiteraard voorkomen, wij leggen je alles uit over het inschakelen van een antwoordservice.
Als je net werkt als ZZP’er of een een onderneming bent begonnen lukt het je in het begin vast nog wel aardig om de telefoon te beantwoorden en afspraken in te plannen. Dit kan veranderen zodra je werkzaamheden beginnen te groeien en je bereikbaarheid achteruit holt. Wil je weten wat een antwoordservice voor jou kan betekenen? Lees het onderstaande artikel dan aandachtig door en ontdekt meer over de diensten, de tarieven en de voordelen van een antwoordservice.
Waarom een antwoordservice inschakelen?
Op het moment dat jouw onderneming goed gaat lopen kom je erachter dat jouw bereikbaarheid een stresspunt aan het worden is. Een antwoordservice zorgt ervoor dat jouw onderneming optimaal bereikbaar is en stemt de service af op jouw wensen.
Eerste indrukken tellen en deze verander je niet snel. Als jouw bedrijf slecht bereikbaar is gaan potentiële en bestaande klanten op zoek naar een bedrijf die wel de klantenservice op orde heeft. Dit wil je natuurlijk voorkomen en daarom is goed bereikbaar zijn een belangrijk deel van je onderneming.
De telefoon beantwoorden tussen gesprekken of diensten door is allesbehalve prettig voor je klanten. Stel de aandacht voor jouw klanten centraal en voorkom onrust door een overgaande telefoon te laten beantwoorden door een antwoordservice op afstand. Zo geef je je klanten een prettige ervaring en kun jij je bezighouden met andere werkzaamheden binnen het bedrijf zonder afgeleid te worden. Dit zorgt ervoor dat je productiever kunt werken en dat je niet uit je concentratie raakt door het voeren van telefoongesprekken en beantwoorden van e-mails.
Voorkom slechte recensies, schakel een antwoordservice in
Slechte recensies zijn nooit leuk en ze kunnen het imago van jouw bedrijf flinke schade berekenen. Krijg je veel opmerkingen of zelfs klachten hierover? Dan is het noodzaak dat je hiermee aan de slag gaat en de bereikbaarheid verbetert. Het aannemen van een baliemedewerkster of telefoniste is voor beginnende ondernemers financieel gezien vaak nog niet mogelijk. Voor kleine ondernemingen en beginnende zzp-ers is het inschakelen van een antwoordservice dan ook een betaalbare oplossing.
Hoe werkt een antwoordservice?
Bij het inschakelen van een antwoordservice bespreek je uiteraard eerst je wensen en verwachtingen. Zo kun je aangeven met welke boodschap de telefoon beantwoord mag worden. Bijvoorbeeld “Goedemorgen Items.nl, u/ je spreekt met … “ Ook kun je aangeven na hoeveel keer overgaan, je wilt dat de telefoon doorgeschakeld wordt. Zodat je deze ook zelf kunt aannemen als je in de gelegenheid bent. Dit alles wordt geregeld door een koppeling te maken via software waarover de antwoordservices beschikken. Zodra de koppeling met het telefoonnummer van jouw bedrijf in orde is kunnen de telefoontjes doorgeschakeld worden en ziet de telefoniste op afstand deze binnen komen met een bijbehorend telefoonscript. Hierin staat de wijze van begroeting opgeslagen, welke handelingen er verricht mogen worden; bijvoorbeeld doorverbinden of slechts terugbelverzoeken noteren. Zo kun je ook de instructie geven dat nieuwe klanten of een aantal vaste klanten altijd direct doorverbonden mogen worden. Of dat je alleen bij dringende vragen direct beschikbaar bent.
“De gepersonaliseerde hulp die ondernemen makkelijker maakt”
Klantenservice uitbesteden
Een ervaren telefoniste beantwoord jouw gesprekken en e-mails indien gewenst, zij doet dit vriendelijk, uiterst professioneel en spreekt bovendien Algemeen Beschaafd Nederlands. Daarnaast krijgen de telefonistes regelmatig trainingen om hun telefonische vaardigheden te verbeteren en wordt er van hen verwacht dat zij zich verdiepen in de ondernemingen en de diensten van de ZZP’ers waarvoor zij de telefoon beantwoorden.
Je kunt de antwoordservice dan ook zien als een gepersonaliseerde hulp die het ondernemen makkelijker maakt. Tip! Lever veel informatie aan over jouw bedrijf of werkzaamheden als zzp-er om het telefoonscript optimaal te laten werken.
Voordelen antwoordservice
Na het uitbesteden van jouw klantenservice ervaar je minder stress en kun de je de volledige aandacht bij een klant houden. Wat de klanttevredenheid ook ten goede komt, deze heeft immers niet langer last van onderbrekingen of een telefoon die blijft overgaan.
Ook nieuwe klanten kun je beter informeren doordat je terugbelt wanneer dit jouw schikt. Doordat je van ieder telefoongesprek notities ontvangt is het bovendien makkelijker om een klant te woord te staan en kun je vooraf verdiepen in zijn of haar vraagstuk. Hierdoor wek je direct een professionele en betrokken indruk, wat op zijn beurt een fijne ervaring voor de klant oplevert.
Telefoonservice tarieven
Wil je je telefoondiensten uit handen geven en profiteren van scherpe telefoonservice tarieven? Dan kun je een abonnement afsluiten bij een ervaren antwoorddienst. Hoe meer telefoongesprekken zij voor je beantwoorden, hoe lager het tarief per gesprek wordt. De gemiddelde kosten variëren van €1,00 tot € 2,50 per gevoerd gesprek.
Voor diensten zoals terugbellen, het verzenden van een sms of het beheren van de agenda kunnen aanvullende kosten worden berekent. Dit wordt alleen in overleg gedaan waardoor je deze extra kosten zelf in de hand kunt houden.
Agendabeheer door een ervaren telefoniste
Niet alleen kunnen de telefonistes jouw gesprekken goed aannemen, ze kunnen ook afspraken maken, deze verzetten of annuleren. Het beheren van jouw agenda wordt snel opgenomen door de grote ervaring die zij hebben met diverse software programma’s.
Het bekende Salonized is bijvoorbeeld een agenda die gericht is op de beauty branche en waarmee veel telefoniste op afstand bekend zijn. Door de grote kennis en ervaring kun je jouw agenda met een gerust hart aan hen overlaten. De telefoniste denkt ook met je mee tijdens het plannen van afspraken en zorgt ervoor dat deze aansluitend worden ingepland. Hiermee voorkomen ze gaten in de agenda en verlies je geen kostbare werktijd.
Telefonische bereikbaarheid: Engels
Je hebt het inmiddels vast wel door, maar de telefoniste op afstand is erg veelzijdig. Naast het beantwoorden van de telefoon in het Nederlands kunnen zij dit ook prima in het Engels. Als je hier zelf niet zo goed in bent dan is dit een fijne oplossing.
Telefonische acquisitie afhouden?
Veel ondernemers vinden telefonische acquisitie niet prettig, het is tijdrovend en vaak heb je in eerste instantie niet eens direct door dat je in een verkoopgesprek bent beland. Ook deze gesprekken handelen de telefoniste met flair af en de veel gebruikte telefoontechnieken van verkopers herkennen zij feilloos.Je kunt hen zelfs verzoeken in je persoonlijke telefoonscript om acquisitie gesprekken uit je notities te filteren. Zodat je enkel een overzicht van relevante notities ontvangt.
Antwoordservice: AVG wetgeving
De wet Algemene Verordening Gegevensbescherming, is in het leven geroepen om bedrijven zorgvuldiger te laten omgaan met persoonsgegevens. Het burgerservicenummer oftewel je BSN, mag alleen gevraagd worden als daar een wettelijke grondslag voor is.
Naast je BSN worden de volgende zaken ook gezien als persoonsgegevens: gezondheid, strafrechtelijk verleden, politieke voorkeur, ras, levensovertuiging/godsdienst en de lidmaatschap van een vakbond. Deze gegevens dienen zorgvuldig verwerkt te worden en hiervoor is een antwoordservice verplicht om een verwerkersovereenkomst te tekenen.
Is jouw bedrijf nog niet AVG proof? De door jouw gekozen antwoordservice helpt je ook hierbij. Bespreek de mogelijkheden en vraag gericht, hoe zij persoonsgegevens verwerken.
Ben jij de trotse eigenaar van een antwoordservice en wil je adverteren op onze pagina, vul dan het contactformulier in.
Geef een reactie