Vergeet dit niet als je een eigen evenement organiseert

Iedereen organiseert wel eens een evenement. Het ene evenement is groot en de ander is klein, maar uiteindelijk is een goede organisatie van het evenement toch wel erg belangrijk. Want regel je iets last minute? Check je dat ene niet op tijd? Heb je geen goed schema en draaiboek, en loopt hierdoor alles door elkaar? Dan is er tijdens de planning iets misgegaan en gaat dit tijdens het evenement ook geheid mis. Dat wil je niet hebben! Vergeet de volgende dingen dus niet als je een evenement organiseert.

Locatie en gastenlijst

Afhankelijk van wat je organiseert, is een geschikte locatie met een passende gastenlijst van belang. Hiermee wordt bedoeld dat je niet meer mensen moet uitnodigen dan wat er op locatie handig is. Tweehonderd man in een klein zaaltje kan natuurlijk niet. Maak daarom een gastenlijst waarop iedereen staat, zodat je een duidelijk overzicht blijft hebben hiervan. Kijk hoe veel mensen er passen op de locatie en wanneer je merkt dat de locatie te klein is, zoek dan een nieuwe plek of kijk hoe je dit anders op kunt lossen. Te veel mensen in een kleine ruimte is namelijk echt niet prettig.

Maak een duidelijk draaiboek en zorg dat iedereen alles weet

Organiseer je het evenement met meerdere mensen? Dan is het belangrijk dat iedereen op elk moment weet waar hij of zij moet zijn en wat diegene moet doen. Is dit namelijk niet duidelijk, dan kan het zijn dat je dingen verwacht die niet gebeuren of dat dingen door elkaar gaan lopen. Een duidelijk draaiboek zorgt er ook voor dat je op de minuut het hele evenement al uitgestippeld hebt. Zorg dat je exact weet hoe lang de introductie duurt, hoe lang de pauze duurt, hoe lang dit onderdeel en hoe lang dat onderdeel duurt. Zo weet je precies of er momenten gaan zijn waarop je de tijd moet gaan vullen of dat er bijvoorbeeld te weinig tijd is voor bepaalde dingen.

Maak de locatie overzichtelijk

Is het een groot evenement, zoals een bruiloft, groots verjaardagsfeest of een begrafenis? Zorg voor overzicht. Als je mensen een plek aanwijst aan tafel, zet dan naamplaatjes neer, zorg op een grote locatie voor deurbordjes, zorg dat de gasten weten waar ze aan toe zijn. Op die manier verloopt alles op rolletjes en ga je merken dat het over het algemeen gewoon een stuk duidelijker is en strakker verloopt. Denk dus ook aan dit soort kleine details.